Kooperations-Tools bieten vielseitige Möglichkeiten kollaboratives und ortsunabhängiges Arbeiten zu organisieren. Mit Social-Collaboration-Tools lässt sich der Arbeitsalltag besser und effizienter gestalten. Sie optimieren die Planung, Kontrolle und Dokumentation, steigern die Produktivität und erleichtern die Kommunikation im Team.
Will man in Teams oder Gruppen zusammenarbeiten, kann die Koordination des Projekts schwierig werden. Sitzen alle »Mitarbeiter« zusammen in einem Büro, zum Beispiel in einem Großraumbüro, kann das funktionieren. Schwieriger wird es schon, wenn sich die Arbeit auf mehrere Büros verteilt. Bei interdisziplinären Aufgaben, wenn alle Arbeitsschritte einem Ablauf folgen, wenn ein Schritt den davor Bedarf, ist das nicht problematisch. Wenn aber viele Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt beteiligt sind, sind Koordination und Planung entscheidend. Selbst bei großen Unternehmen, die alles Inhouse liefern, laufen Planung und Koordination meist schleppend. Wenn Prozesse oder Mandate extern vergeben werden, Teilnehmer dezentral, also räumlich voneinander getrennt agieren, wird’s richtig spannend. Kommen jetzt noch Terminprobleme oder gar unterschiedliche Zeitzonen ins Spiel, dann gute Nacht. Doch mit Social-Collaboration-Tools klappt’s auch mit den Kollegen.
Mindmapping-Tools
Mindmapping-Tools sind digitale Helferlein, die das traditionelle Brainstorming durch virtuelles Brainstorming ersetzen. Die Ideen aller Teilnehmer werden zentral gesammelt, strukturiert und visualisiert. Und das alles unabhängig von Ort und Zeit. Die kostenlose Basic-Version von MindMeister kann mit (fast) allen gängigen Mindmapping-Features dienen. Auch Webspiration lässt kaum was vermissen, um die eigenen Ideen zu strukturieren.
Filesharing-Tools
Mit Filesharing-Tools à la Dropbox werden Dateien up- und downgeloaded, gesammelt und auch verschickt. Vor allem bei größeren Datenmengen kapitulieren E-Mail-Clients häufig. Wenn nötig oder Bedarf besteht, kann der Administrator, das variiert von Tool zu Tool, auch Dritten oder Externen Zugriff auf die gelagerten Daten gewähren.
Collaborative-Writing-Tools
Dokumente können im Team editiert und Präsentationen oder Tabellen gleichzeitig bearbeitet werden. Die meisten Tools arbeiten webbasiert ohne zusätzliche Software. Zu den besten Collaborative-Writing-Tools zählen neben Google Docs beziehungsweise Google Drive und Adobe Acrobat auch spezielle Entwickler-Tools wie SubEthaEdit und Gobby.
Projektmanagement-Tools
Mit Projektmanagement-Tools können Projekte und Projektfortschritt oder Rückschritt überwacht und bei Bedarf entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. So lassen sich Projekte nicht nur just-in-time, sondern auch just-in-Budget realisieren. Zusätzlich können je nach Tool Aufgaben und Unteraufgaben mittels Ticketing-System vergeben werden.
Aus Unternehmersicht sind wohl auch solche Tools interessant, die der Zeiterfassung dienen. Nicht unbedingt jedermanns (und Frau) Sache, doch Sinn und Nutzen gehen weit über die Dokumentation flexibler Arbeitszeiten und Home-Office hinaus. Denn auch Arbeitsaufwand und Intensität an den einzelnen Projekten kann so evident gemessen werden. Nicht minder wichtig für einen effektiven Workflow scheint der digitale (Team-)Kalender. Meetings, Events, Abwesenheit und Urlaube, (Telefon-)Konferenzen oder Deadlines; einfach alle wichtigen und weniger wichtigen Termine und Dates sind auch unter und für Kollegen einsehbar. Bewährte Tools im Projektalltag:
Kollaborativen Aufgabenverwaltung
Tools zur kollaborative Aufgabenverwaltung (zum Beispiel MeisterTask) sind vor allem für kleinere Teams interessant, die für ihre Zusammenarbeit keine komplexe (und teure) Projektmanagement-Software benötigen.
Instant-Message-Tools
Schnelle und unkomplizierte Echtzeit-Kommunikation, vom kostenvorteil gegenüber der Telefonie ganz zu schweigen. Über Messenger-Dienste wie Slack können Teams, Arbeitsgemeinschaften oder Projektgruppen untereinander chatten, Nachrichten sowie Dokumente austauschen.
VoIP & Audioconference-Tools
Wem Telefon zu teuer und texten zu unpersönlich ist, für den bieten sich die VoIP- und Audio-Dienste wie beispielsweise Skype oder Google Hangouts an.
Videoconference-Tools
Dieses Tool dürfte selbsterklärend sein. Bekannte Vertreter sind auch hier Skype, Google Hangouts und WebEX Meetings.
Fazit
Kooperations-Tools stehen für eine Fülle an Maßnahmen und Möglichkeiten, unabhängig von Ort und Zeit zusammen an einem Projekt zu arbeiten – dezentral in Gruppen oder in Teams. Sie dienen zur Kommunikation und Interaktion aller Beteiligten. Collaboration-Tools erleichtern die Arbeit im Team und steigern die Effizienz. Diese speziellen »Werkzeuge« sind schlechthin prädestiniert für die (digitalen) Zusammenarbeit – über verschiedene Betriebssysteme hinweg steuerbar. Nicht nur, dass rund um die Uhr, an verschiedenen Orten der Welt jederzeit an einem Projekt gearbeitet werden kann, eventuell können sogar (Reise-)Kosten gespart werden. Letztlich lassen sich Abläufe in der Planung, Organisation, Kontrolle und Dokumentation definitiv beschleunigen und optimieren.
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